成都市機(jī)械制造業(yè)商會(huì)辦公室工作制度

    為了落實(shí)秘書處工作人員的崗位職責(zé)，進(jìn)一步規(guī)范工作秩序，提高工作質(zhì)量和效率，特制定辦公室工作制度如下。

    一、行為準(zhǔn)則

    1、熱愛本職工作，不斷鉆研業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)技能，以務(wù)實(shí)、高效、忠誠、敬業(yè)作為自己貫徹始終的信條。

    2、維護(hù)商會(huì)的利益，努力塑造商會(huì)的內(nèi)外形象，不得做出有損商會(huì)形象和利益的事情。

    3、樹立全局觀念，倡導(dǎo)分工合作，既要按崗位職責(zé)分工負(fù)責(zé)，又要確保商會(huì)各項(xiàng)工作整體高效運(yùn)行。

    4、努力提高政治覺悟，保持思想純潔端正，無不良言行。

    二、辦公秩序

    1、共同營造一個(gè)有利于商會(huì)開展工作的良好氛圍，隨時(shí)保持辦公室工作環(huán)境的整潔、衛(wèi)生和安全。

    2、各部門的文件、資料要及時(shí)建檔、歸檔，確保工作信息資料的完整，確保工作的連續(xù)性、穩(wěn)定性。

    3、要把上情下達(dá)、下情上報(bào)等信息傳遞作為重要工作，確保秘書處功能的最大發(fā)揮。

    三、日常接待

    1、要以熱情的態(tài)度，謙虛的口吻接待來訪者，公平、公正的接待每一位會(huì)員，力爭會(huì)員有“家”的感覺。

    2、對來秘書處辦事的客人或會(huì)員，第一個(gè)見面接待的人要有一聲“您好”，并負(fù)責(zé)帶至所要找的部門或人員面前；客人或會(huì)員離開時(shí)要起立送行并道一聲“再見”。

    3、對電話來訪的人員，語氣要謙和，認(rèn)真做好記錄，對暫時(shí)無法辦理的事情，要盡量說明情況并提出解決問題的途徑或辦法。

    四、日常管理

    1、自覺按規(guī)定時(shí)間上下班，朝九晚五，午休一小時(shí)，不得無故遲到、早退，無故曠工。

    2、日常請假（因事、因病、因公），應(yīng)事前報(bào)告。因工作協(xié)調(diào)聯(lián)系而外出，應(yīng)事前向秘書長報(bào)告，事后應(yīng)將外出工作情況主動(dòng)向秘書長匯報(bào)。

    3、個(gè)人分管的工作，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)完成，對商會(huì)決定的事項(xiàng)及領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情要主動(dòng)按時(shí)完成。未完成工作者，本人應(yīng)做出檢查，秘書處做出考核記載。

    4、建立差錯(cuò)責(zé)任追究制。對粗心大意、不負(fù)責(zé)任的要予以批評；要盡量減少工作差錯(cuò)，避免重大失誤。

    五、本規(guī)定自2013年4月1日起執(zhí)行。

六、本規(guī)定的解釋權(quán)屬秘書處。

日常工作秩序和接待制度細(xì)則

一、商會(huì)機(jī)構(gòu)各部門工作人員要遵守公布的作息時(shí)間，按時(shí)上下班，有事不能上班要向領(lǐng)導(dǎo)請假。上班開始工作前要打掃清潔衛(wèi)生，保持工作環(huán)境的干凈整潔有序，辦公室內(nèi)勤人員要負(fù)責(zé)辦公室和走道、衛(wèi)生間等公共場所的清潔衛(wèi)生，各部門做好自己辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生，做到窗明幾凈，辦公桌上用具擺放整潔有序，及時(shí)清理雜物簍和煙灰缸等，保持一個(gè)良好的工作環(huán)境和工作秩序。

二、嚴(yán)禁工作人員之間相互議論長短。接電話、接待來訪會(huì)員及客人要熱情禮貌，對來訪客人要讓座奉茶，要用禮貌用語：“您好，請坐，請喝茶，好走”，要做好來訪客人登記，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)及處理有關(guān)事項(xiàng)。

三、要建立電話登記簿，對來往電話要認(rèn)真進(jìn)行記錄，并及時(shí)處理待辦事項(xiàng)。接電話要登記清楚來電話人的單位、姓名、談話內(nèi)容等。接聽和打出電話時(shí)要主動(dòng)通報(bào)自己的單位和姓名，并用禮貌用語問清對方的單位姓名和職務(wù)，如：“您貴姓？怎么稱呼您？可以告訴我您的全名嗎？謝謝”等。

四、對來會(huì)見商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的客人，要先熱情讓到會(huì)客區(qū)域，讓座奉茶，然后去向商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，由領(lǐng)導(dǎo)出來接待或征得領(lǐng)導(dǎo)同意后引導(dǎo)客人到商會(huì)領(lǐng)導(dǎo)辦公區(qū)域，搞好茶水招待。

商會(huì)禮儀規(guī)范

為了弘揚(yáng)真誠待人、禮貌待客的風(fēng)尚，塑造商會(huì)的文明形象，特制定此規(guī)范。

禮儀準(zhǔn)則：

尊重領(lǐng)導(dǎo)、長者、客人，禮讓女士；待人真誠、熱情、體貼、周到；不卑不亢，體現(xiàn)人格尊嚴(yán)。

行為準(zhǔn)則：

著裝得體，適應(yīng)職業(yè)環(huán)境或交際場合；講究個(gè)人衛(wèi)生，形象整潔；舉止端莊，站直、行穩(wěn)、坐正，沒有不良姿態(tài)；談吐得體，語言文明；語氣溫和，語音大小和語速快慢適度；交談時(shí)，要目視對方的眼睛；交談的用語和語氣要體現(xiàn)對對方的尊重。

迎送規(guī)范：

迎送客人時(shí)，上樓要在前面引導(dǎo)，下樓讓客人先行；進(jìn)出電梯時(shí)均需禮讓對方；就坐時(shí)，禮讓客人先坐并敬茶、端水；交談中不要看表；送別時(shí)要?dú)g迎對方再來并送至門口、電梯口或車旁；要目視對方離去并招手示意。

問候規(guī)范：

要先于客人問候?qū)Ψ剑粚腿说姆Q呼要用尊稱（如姓氏加職務(wù)、姓氏加先生或女士等）；問候時(shí)要用敬語，如：您好！見到您很高興等；問候時(shí)要熱情、自然。

握手規(guī)范：

當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)、長者和女士首先伸手示意后方可與之握手；與領(lǐng)導(dǎo)和長者握手時(shí)要用雙手，身體微向前傾；和女士握手時(shí)間不可過長，力度不可過輕過重；當(dāng)自己因某種原因不宜握手時(shí)，要向?qū)Ψ秸f明原因并表示歉意。

交換名片規(guī)范：

交換名片時(shí)要站立，并用雙手送、接；接到名片后要認(rèn)真閱看，有不清楚的地方可向?qū)Ψ皆儐?；如無名片和對方交換，要表示歉意。

交談規(guī)范：

要善于傾聽，不要自己滔滔不絕，不給對方談話時(shí)間；要注意選擇對方感興趣的話題；不要打斷別人的講話；必要的插話要把握時(shí)機(jī)，時(shí)間不宜過長；當(dāng)有客人在場時(shí)要講普通話；不要冷落參與交談的任何人；對不熟悉的客人不問年齡、不問個(gè)人經(jīng)歷、不問收入、不問婚姻狀況；不同意對方的觀點(diǎn)，要采取對方易于接受的方式表達(dá)；如有主談人，不可喧賓奪主。

赴約規(guī)范：

嚴(yán)守約定時(shí)間，體現(xiàn)對對方的尊重；如不能按時(shí)赴約，要盡快通知對方并誠懇道歉；邀請他人時(shí)，應(yīng)比對方早到約會(huì)地點(diǎn)；應(yīng)邀赴約時(shí)，既不可遲到也不可到的過早。

參加會(huì)議規(guī)范：

參加會(huì)議要準(zhǔn)時(shí)，要將手機(jī)關(guān)閉或轉(zhuǎn)為振動(dòng)；要攜帶筆、本認(rèn)真記錄；不得在會(huì)議進(jìn)行中和別人交談；坐姿要端正，不得打瞌睡；不得在會(huì)場隨意走動(dòng)；必須離開會(huì)場時(shí)，要向主持人請示，經(jīng)同意后方可離開；遲到或提前退出會(huì)場，要注意不發(fā)出聲響。

參加宴會(huì)規(guī)范：

除遵守上述規(guī)范外還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：突出主請人和主賓的中心地位，兼顧其他參加宴會(huì)嘉賓；安排菜肴要考慮他人的飲食習(xí)慣和身體狀況；敬酒不強(qiáng)酒；飲酒要量力而行，避免酒后失態(tài)；要吃身前菜；不可在菜中掀、翻、挑、撥；為他人布菜要用公用餐具；咳嗽、打噴嚏要避開餐桌，并用手巾或紙巾遮住鼻口；擤鼻涕和吐痰要到餐廳外；剔牙要用手遮擋；客人飲酒過量要陪送到家；時(shí)間過晚要確保女賓安全到家。

接打電話規(guī)范：

接打電話時(shí)要先說：“您好，這里是××單位，請問您找誰？”如對方找的人在，答：“請稍等”如不在，答：“對不起，他不在，請問我可以幫忙嗎？”如對方要求轉(zhuǎn)達(dá)，應(yīng)認(rèn)真記錄，并說：“我姓×，一定轉(zhuǎn)達(dá)到。”對方致謝時(shí)，答：“別客氣，再見。”要等對方掛斷電話后方可掛機(jī)。向外打電話時(shí)，如對方?jīng)]有表明單位要先確認(rèn)，然后說：“麻煩您，我要找××?！睊鞕C(jī)前向?qū)Ψ奖硎局x意。打電話要簡明扼要，不可時(shí)間太長。

秘書處工作制度細(xì)則

第一條：商會(huì)秘書處組織開展商會(huì)的日常工作、財(cái)務(wù)工作、組織建設(shè)工作、會(huì)員服務(wù)工作、項(xiàng)目工作、貿(mào)易咨詢工作等。

第二條：秘書處是貫徹執(zhí)行會(huì)員代表大會(huì)、理事會(huì)、會(huì)長會(huì)決議決定精神的執(zhí)行機(jī)構(gòu)。

第三條：秘書處的總負(fù)責(zé)人是秘書長，秘書長在會(huì)長會(huì)和會(huì)長的領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，根據(jù)章程規(guī)定有下列職權(quán)：

1、全權(quán)負(fù)責(zé)組織落實(shí)主管部門的要求和會(huì)長會(huì)的決議、決定；

2、領(lǐng)導(dǎo)秘書處，主持商會(huì)日常工作，協(xié)調(diào)各分支機(jī)構(gòu)、代表機(jī)構(gòu)、實(shí)體機(jī)構(gòu)開展工作；

3、提名副秘書長和各分支機(jī)構(gòu)、代表機(jī)構(gòu)、實(shí)體機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，交會(huì)長會(huì)決定；

4、受會(huì)長委托，代表商會(huì)表態(tài)、簽約；

5、處理其他日常事務(wù)。

第四條：根據(jù)會(huì)長會(huì)的決議、決定精神由會(huì)長向秘書長下達(dá)工作指令，并對其工作進(jìn)行檢查監(jiān)督。

第五條：秘書長要定期向會(huì)長會(huì)匯報(bào)工作，應(yīng)會(huì)長會(huì)要求做專項(xiàng)工作匯報(bào)。對會(huì)長會(huì)的決議、決定，秘書長必須貫徹執(zhí)行，副會(huì)長不能以個(gè)人名義向秘書長下達(dá)工作指令。

第六條：秘書長必須按受監(jiān)事會(huì)的工作監(jiān)督，積極配合民主理財(cái)小組的工作。

第七條：會(huì)長會(huì)、監(jiān)事會(huì)和會(huì)長應(yīng)努力為秘書處創(chuàng)造良好的工作條件，充分滿足秘書長的合理工作要求，維護(hù)秘書長和秘書處全體工作人員的合法權(quán)宜。

第八條：秘書長和秘書處全體工作人員要正確對待會(huì)員的批評意見，有則改之，無則加勉，胸懷大度，任勞任怨。

第九條：秘書處副秘書長的編制為6人，1名專職副秘書長，5名兼職副秘書長，兼職副秘書長必須由副會(huì)長兼任。副秘書長是秘書長的工作助手，在秘書長的直接領(lǐng)導(dǎo)下開展工作。

第十條：秘書處下設(shè)四部一室，即財(cái)務(wù)部、會(huì)員部、項(xiàng)目部、貿(mào)易部和辦公室。兼職副秘書長分別擔(dān)任四部的部長。專職副秘書長協(xié)助秘書長開展辦公室的各項(xiàng)工作。

第十一條：四部一室的工作職責(zé)。

四部一室的負(fù)責(zé)人在商會(huì)日常工作中要各司其職、各負(fù)其責(zé)，遇有重要會(huì)務(wù)工作或重大商會(huì)活動(dòng)要分工不分家，緊密配合，協(xié)同作戰(zhàn)。

辦公室：在秘書長領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和考核四個(gè)部以及內(nèi)勤的工作。

財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)制定商會(huì)年度綜合預(yù)算草案和專項(xiàng)會(huì)務(wù)活動(dòng)預(yù)算，對商會(huì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行工作監(jiān)督，對報(bào)銷憑證和購貨價(jià)格進(jìn)行審察。

會(huì)員部：負(fù)責(zé)會(huì)員服務(wù)工作、會(huì)員發(fā)展工作、會(huì)務(wù)活動(dòng)的籌備工作，配合監(jiān)事會(huì)做好增補(bǔ)理事、副會(huì)長人選的資格審定工作。負(fù)責(zé)上傳下達(dá)、會(huì)員來訪和走訪會(huì)員的工作，努力為會(huì)員排憂解難，依法維權(quán)。

項(xiàng)目部：負(fù)責(zé)項(xiàng)目、活動(dòng)的信息收集、可行性分析和洽談等工作，負(fù)責(zé)項(xiàng)目活動(dòng)運(yùn)作的前期工作。調(diào)度商會(huì)內(nèi)部各方面“社會(huì)資源”，上對政府有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，下對商會(huì)各成員單位，為項(xiàng)目立案、公關(guān)，要求政策優(yōu)惠，各類難題闖關(guān)等事項(xiàng)，與社會(huì)個(gè)方面組織和機(jī)構(gòu)建立“綠色通道”，為商會(huì)求發(fā)展，為會(huì)員求發(fā)財(cái)服務(wù)。

貿(mào)易部： 負(fù)責(zé)會(huì)員企業(yè)產(chǎn)品、設(shè)備、科研、技術(shù)交流、買賣等服務(wù)工作。

第十二條：副秘書長人選由秘書長提名，會(huì)長會(huì)任命。副秘書長的解聘，由秘書長提議或副秘書長本人提出辭呈，由會(huì)長會(huì)決定。

第十三條：四部的組成成員人選由副秘書長提名，秘書長確定。

第十四條：專職工作人員人選由秘書長提名，經(jīng)會(huì)長同意后即可聘用。專職工作人員解聘需經(jīng)會(huì)長會(huì)討論決定。專職工作人員的工資標(biāo)準(zhǔn)和獎(jiǎng)金標(biāo)準(zhǔn)由會(huì)長會(huì)決定。

第十五條：本規(guī)定自2013年4月1日起執(zhí)行。